Le suivi de mon projet (FR)

 En tant que bénéficiaire français du programme Interreg France-Suisse, vous allez désormais mettre en oeuvre les actions permettant d’atteindre les objectifs de votre projet.

Pour ce faire, vous allez engager des dépenses, dont vous devrez ensuite demander le remboursement au secrétariat conjoint, par l’intermédiaire d’une demande de paiement.

Afin de vous faciliter le suivi de votre projet et l’établissement de vos remontées de dépenses, voici quelques recommandations.

Assurez une comptabilité séparée des dépenses / ressources liées à votre projet!

L’Autorité de gestion a pour obligation de s’assurer que les bénéficiaires ont mis en place une comptabilité séparée dans le cadre de l’opération cofinancée. La comptabilité séparée permet d’identifier clairement les dépenses et les recettes directement liées au projet afin d’assurer la traçabilité des mouvements financiers dans le cadre de la mise en œuvre du projet.

Au delà de la réponse à une obligation réglementaire de la part de l’Autorité de gestion, la mise en place d’un système efficace de traçabilité des dépenses permet à chaque bénéficiaire d’assurer un suivi de qualité.

Le système mis en place doit permettre :

  • de suivre toutes les transactions liées au projet;
  • de produire à tout instant un état récapitulatif des dépenses engagées et des ressources perçues dans le cadre du projet;
  • de retrouver facilement les pièces justificatives en cas de contrôle ou de demande du secrétariat conjoint.

Il pourra s’agir de la tenue d’une comptabilité analytique, d’une codification comptable adéquate ou d’un système permettant d’identifier facilement les transactions liées au projet.

Conservez toutes les pièces justificatives

Le chef de file et ses partenaires s’engagent à conserver les pièces originales justifiant de la réalisation et de l’acquittement de toutes les dépenses et ressources relatives au projet jusqu’au 31 décembre 2027.
En cas de contrôle pouvant intervenir jusqu’à cette date, vous devez pouvoir retrouver facilement toutes les pièces justificatives liées à la mise en oeuvre de votre projet.

Le secrétariat conjoint vous conseille de conserver séparément toutes les pièces justificatives des dépenses engagées et des ressources perçues (factures, fiches de temps et bulletins de salaire, versement des cofinancements, traçabilité des reversements FEDER aux partenaires, etc…).

Lorsque cela est possible, les pièces justificatives devront indiquer le nom du projet.

Respectez les règles de commande publique !

En vertu de l’ordonnance n°2015-899 relative aux marchés publics, les obligations relatives à la commande publique s’imposent à l’Etat et ses établissements publics autres que ceux ayant un caractère industriel et commercial, ainsi qu’aux collectivités territoriales et aux établissements publics locaux.

D’autres personnes publiques ou privées peuvent également être soumises aux obligations de mise en concurrence, de respect des principes de libre accès à la commande publique, d’égalité de traitement des candidats et de transparence des procédures.

Consultez la convention attributive de votre projet pour connaître les modalités de justification attendues par le secrétariat conjoint. La transmission des justificatifs est un préalable obligatoire au remboursement de vos dépenses.

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